Van Kasteren HR Services richt zich op HR advisering, coaching van management en HR medewerkers en het implementeren van HR tools en projecten. Om de bedrijfsactiviteiten goed te kunnen uitvoeren, is het noodzakelijk persoonsgegevens te verwerken. In deze privacyverklaring informeert Van Kasteren HR Services je over het verwerken van persoonsgegevens van betrokkenen en gebruikers van de website www.vanhkasteren-hr.nl.  

 

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Naam: Van Kasteren HR Services

Contactpersoon: Rinske van Kasteren

Adres: Roskam 49, 5505JH Veldhoven 

E-mail: rinske@vankasteren-hr.nl

 

2. Persoonsgegevens die mogelijk verwerkt worden

Van Kasteren HR Services verwerkt verschillende typen persoonsgegevens, onder andere afhankelijk van de categorie betrokkenen. Per categorie wordt hieronder aangegeven welke persoonsgegevens Van Kasteren HR Services mogelijk verwerkt.

 

Klanten en samenwerkingspartijen:

• Handelsnaam;
• Adresgegevens bedrijf;
• KvK nummer;
• Voor- en achternaam;
• Adresgegevens privé;
• Geboortedatum;
• Geslacht;
• Telefoonnummers (zakelijk, privé, vast, mobiel);
• E-mailadressen;
• Functie;
• Betaalgegevens zoals een bankrekeningnummer; en
• Klantnummer, offertenummer en factuurnummer.

 

Medewerkers van klanten Van Kasteren HR Services:

• Voor- en achternaam;
• Adresgegevens;
• Geboortedatum;
• Geslacht;
• BSN-nummer;
• Identiteitskaart/paspoortnummer;
• Foto;
• Telefoonnummers (zakelijk, privé, vast, mobiel);
• E-mailadressen;
• Bankrekeningnummer;
• Functie;
• Arbeidsvoorwaarden en bonusregelingen;
• Pensioengegevens en verzekeringen; en
• Verzuimbegeleiding (m.u.v. medische gegevens).

 

Sollicitanten:

• Contactgegevens van de sollicitant, zoals voor- en achternaam, geslacht, leeftijd/geboortedatum, adres, e-mailadres en telefoonnummer; en
• Curriculum vitae en motivatiebrief en de persoonsgegevens die hieruit relevant zijn, zoals eerdere functies, salaris, beoordelingen en opleidingen.

 

Bezoekers van de website:

• Contactgegevens die worden ingevuld via het contactformulier zoals voor- en achternaam,
  e-mailadres, telefoonnummer en verdere in het formulier achtergelaten persoonsgegevens;
• IP-adres en gegevens over jouw online activiteit: bijvoorbeeld jouw online interactie met de website, locatie en IP-adres (zie hiervoor onze Cookieverklaring).

 

3. Redenen voor verwerking persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden verwerkt doordat je Van Kasteren HR Services hiervoor toestemming geeft, je gebruikt maakt van de diensten van Van Kasteren HR Services en/of omdat op Van Kasteren HR Services een wettelijke verplichting rust deze gegevens te verwerken.

In sommige gevallen heeft Van Kasteren HR Services een gerechtvaardigd belang om gegevens te verwerken. Bijvoorbeeld in het belang van de eigen bedrijfsvoering, bewijspositie en rechtspositie te bewaken en waarborgen. Van Kasteren HR Services zal daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is om het doel te bereiken en de gerechtvaardigde belangen te waarborgen.

De persoonsgegevens die Van Kasteren HR Services verwerkt heb je zelf verstrekt of via andere betrokkenen of uit openbare registers, zoals het handelsregister van de KvK of andere openbare bronnen zoals sociale media-accounts.

 

4. Verwerkingsdoelen, grondslagen en bewaartermijnen

Hieronder wordt beschreven wanneer Van Kasteren HR Services persoonsgegevens verwerkt, wat de grondslag is voor deze verwerkingen en hoe lang de persoonsgegevens bewaard worden.

Contact

Indien je contact hebt opgenomen met Van Kasteren HR Services via het contactformulier op de website, per telefoon, per e-mail of via WhatsApp, dan ontvangt Van Kasteren HR Services persoonsgegevens van je. Deze worden verwerkt om te reageren op jouw bericht.

Grondslagen: Toestemming en gerechtvaardigd belang. Het is in het belang van Van Kasteren HR Services om te weten wanneer er voor het laatst contact is geweest en hoe dit contact is verlopen.

Bewaartermijn: Maximaal 5 jaar.

Offerte versturen

Verzoek je om een offerte, dan worden jouw persoonsgegevens verwerkt om een offerte aan je te richten.

Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn: 7 jaar in verband met wettelijke administratieplicht.

Agendabeheer

Van Kasteren HR Services heeft jouw persoonsgegevens nodig om met je een afspraak in te plannen.

Grondslag: Toestemming, uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn: Geen bepaalde termijn, maar niet langer dan strikt noodzakelijk.

Dienstverlening HR Services

Indien je klant wordt van Van Kasteren HR Services, worden jouw persoonsgegevens bewaard in een digitaal klantdossier.

Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn: 7 jaar in verband met wettelijke administratieplicht. Het klantaccount in de app wordt binnen 6 maanden na beëindiging uitgeschreven.

Debiteuren- en crediteurenadministratie voeren

Van Kasteren HR Services verstuurt facturen naar klanten en verwerkt betalingen. Van Kasteren HR Services is verplicht de facturen en betalingen te bewaren in de administratie. Daarnaast verricht Van Kasteren HR Services zelf betalingen waarbij zij persoonsgegevens verwerkt.

Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn: 7 jaar in verband met wettelijke administratieplicht.

Versturen nieuwsbrieven

Van Kasteren HR Services verstuurt nieuwsbrieven om kennis te delen, te inspireren en uit te nodigen/te informeren over diensten en aanbiedingen.
Grondslag: Toestemming.
Bewaartermijn: Tot je jezelf hiervoor afmeldt.

Relatieonderhoud

Van Kasteren HR Services verstuurt wel eens relatiegeschenken naar klanten of relaties.

Grondslag: Toestemming.

Bewaartermijn: Totdat de klant/relatie aangeeft dat hij/zij hier geen behoefte aan heeft.

Sollicitatieproces

Voor de werving en selectie van nieuwe medewerkers verwerkt Van Kasteren HR Services persoonsgegevens.

Grondslag: Toestemming.

Bewaartermijn: Bij afwijzing worden de persoonsgegevens binnen vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij de sollicitant toestemming geeft aan Van Kasteren HR Services om deze gegevens te bewaren tot een jaar na afloop van de sollicitatieprocedure.

Personeelsgegevens verzamelen en verwerken

Van Kasteren HR Servies verwerkt gegevens van medewerkers van hun klanten.

Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn: 7 jaar in verband met wettelijke administratieplicht.

Recensies op de website plaatsen

Om anderen een indruk te geven van de dienstverlening van Van Kasteren HR Services, worden recensies op de website geplaatst.

Grondslag: Toestemming.

Bewaartermijn: Totdat de persoon van wie de recensie afkomstig is laat weten dat de review verwijderd moet worden.

 

5. Gevolgen niet verstrekken persoonsgegevens

In sommige situaties ben je verplicht om persoonsgegevens te verstrekken aan Van Kasteren HR Services. Dit moet bijvoorbeeld Van Kasteren HR Services persoonsgegevens moet verwerken op grond van een wettelijke verplichting of om een overeenkomst te kunnen nakomen. Indien je weigert om de benodigde persoonsgegevens te verstrekken, zal Van Kasteren HR Services je informeren over de gevolgen hiervan. Daarbij geldt dat Van Kasteren HR Services hier consequenties aan kan verbinden, zoals het weigeren of stopzetten van de opdracht of samenwerking.

 

6. Ontvangers van jouw persoonsgegevens

Van Kasteren HR Services zal jouw persoonsgegevens slechts verstrekken aan derden wanneer zij daartoe contractueel of wettelijk verplicht is of wanneer dat noodzakelijk is om de dienstverlening uit te voeren of onder de aandacht te brengen. Wanneer Van Kasteren HR Services jouw gegevens doorgeeft aan derde partijen, gebeurt dit zorgvuldig met inachtneming van passende beveiligingsmaatregelen. Van Kasteren HR Services zal in geen geval jouw persoonsgegevens verkopen aan derden.

Jouw gegevens worden (mogelijk) gedeeld met de volgende derden:

• Website hosting;
• Website software;
• E-mailserver;
• CRM-systeem;
• Door Van Kasteren HR Services ingeschakelde samenwerkingspartijen;
• Belastingdienst;
• Boekhoudsysteem;
• Accountant;
• Verzekeringsmaatschappij;
• Betaaldiensten; en
• Bezorgdiensten.

 

Indien een partij die persoonsgegevens van Van Kasteren HR Services ontvangt de rol van verwerker heeft, dan heeft Van Kasteren HR Services met deze verwerker een verwerkersovereenkomst gesloten om de bescherming van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Ingevolge een (sub)verwerkersovereenkomst worden op eventuele subverwerkers vergelijkbare verplichtingen opgelegd als die die voor verwerkers gelden. Derden die van Van Kasteren HR Services persoonsgegevens ontvangen kunnen ook zelf verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. Van Kasteren HR Services is in dat geval niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor de verwerking door deze derden.

Jouw persoonsgegevens worden in beginsel alleen verwerkt in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

 

7. Toegang tot jouw persoonsgegevens en beveiliging

Van Kasteren HR Services neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Van Kasteren HR Services maakt gebruik van een CRM-programma waarin de persoonsgegevens worden verwerkt. Van Kasteren HR Services beveiligt de gegevens onder andere door SSL-encryptie (Secure Sockets Layer) waardoor data niet leesbaar zijn voor derden die onrechtmatig toegang proberen te verkrijgen. Bovendien logt een medewerker van Van Kasteren HR Services nooit in op een onbeveiligd netwerk.

 

8. Jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens

Op grond van de AVG heb je rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens:

• Het recht op inzage;
• Het recht op rectificatie;
• Het recht om vergeten te worden;
• Het recht op beperking van de verwerking;
• Het recht om jouw toestemming voor een verwerking in te trekken;
• Het recht bezwaar te maken tegen een verwerking;
• Het recht op overdraagbaarheid van gegevens. Indien je een beroep wil doen op een van deze rechten, neem dan contact op via rinske@vankasteren-hr.nl. Bovengenoemde rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat Van Kasteren HR Services niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een verzoek ter uitvoering van één van deze rechten. Hierover word je in dat geval geïnformeerd. Van belang is dat het intrekken van jouw toestemming voor een verwerking of het bezwaar maken tegen een verwerking geen gevolgen heeft voor de rechtsgeldigheid van de verwerking van persoonsgegevens vóór de intrekking van jouw toestemming of het maken van bezwaar. Naast de hierboven genoemde rechten heb je het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Van Kasteren HR Services bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ga hiervoor naar autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

9. Wijzigingen in de privacyverklaring

Van Kasteren HR Services behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring op elk gewenst moment en om welke reden dan ook aan te passen of te wijzigen.